Якщо про рекомендаційні листи та їхню важливість відомо практично всім, то характеристика з місця роботи не є настільки ж затребуваним документом. Однак це не робить її менш важливою. Навпаки, існує чимало ситуацій, у яких без цього папірця просто не обійтися.
У яких саме випадках співробітнику може знадобитися характеристика, хто відповідає за її складання, як її правильно оформити й чи слід узгоджувати зміст із працівником – розповідаємо в цій статті, наводимо реальні приклади документів, зразки та шаблони.
Характеристика на співробітника – це офіційний діловий документ, у якому зазначена інформація про працівника з професійного погляду, дано оцінку його особистісним та діловим якостям.
Письмовий опис професійних якостей співробітника потрібен:
Документ для характеристики працівника видають як на його власну вимогу, так і в відповідь на запити сторонніх організацій, наприклад органів опіки, банку, суду тощо. У такому разі характеристика є зовнішньою, тобто складеною для надання в організації чи державні органи поза компанією.
Складати характеристику можуть і у відповідь на запит всередині компанії, якщо потрібно:
Окрім зовнішньої та внутрішньої характеристики, також виділяють виробничу – такий документ складають під час проходження співробітником медичної експертизи та визначення ступеня втрати працездатності для оформлення групи інвалідності.
Відповідальний за складання характеристики визначається типом документа, що потрібно скласти. Наприклад, надати зовнішню чи внутрішню характеристику з місця роботи для жінки чи чоловіка може прямий керівник чи уповноважений спеціаліст відділу кадрів.
Слід довірити це завдання тому, хто краще знає співробітника та може скласти об’єктивний опис. Тому здебільшого кадрові фахівці просять підготувати характеристику безпосереднього начальника спеціаліста.
Оформити виробничу характеристику можна лише за участю спеціаліста з охорони праці, оскільки такий папір вимагає детального опису умов роботи та впливу на працівника факторів виробництва.
Втім, у трудовому законодавстві України нема норм, що зобов’язують роботодавця видавати характеристику працівнику на його прохання/запит. У зв’язку з цим, навіть якщо працівник звернеться до роботодавця в порядку, передбаченому Законом «Про звернення громадян», письмова відмова у наданні такого документа не порушить ані трудових прав працівника, ані його прав, передбачених вказаним законом. Адже дія цього закону не поширюється на порядок розгляду заяв і скарг громадян, встановлений трудовим законодавством.
«Справді, КЗпП не містить не лише положень про обов’язок роботодавця давати характеристику працівнику за його запитом, але й згадки про такий документ, – наголошує юрист Василь Нечипоренко, “ЮРИСТ & ЗАКОН”. – До того ж перелік основних трудових прав працівників, вказаний у ст. 2 КЗпП, не робить навіть непрямої вказівки на таку можливість. Водночас цей перелік прав не є закритим і передбачає, що працівники можуть мати й інші права, передбачені законодавством. Тому не можна однозначно стверджувати, що рішення про видання характеристики залишається суто на розсуд роботодавця без певних зобов’язань для нього».
Оскільки характеристика обов’язково має бути об’єктивною, вона може бути як позитивною, так і негативною.
Негативну характеристику від позитивної відрізняє наявність опису:
Своєю чергою, у позитивній характеристиці на співробітника вказують:
Роботодавець не зобов’язаний узгоджувати документ із працівником. Однак, якщо працівник не погоджується із зазначеною в негативній характеристиці інформацією, він може звернутися до роботодавця з офіційною письмовою претензією. Документ також можна оскаржити у судовому порядку.
Зміст та зразок характеристики залежать від того, куди її надаватиме працівник. Залежно від місця адресації документа також обирають формулювання якостей співробітника та розставляють акценти.
Стандартна характеристика з місця роботи, яку можна навести як зразок, обов’язково містить такі розділи, представлені в чіткому порядку:
Номер розділу |
Найменування розділу |
Зміст розділу |
1. |
Шапка |
Містить назву документа, найменування компанії, реквізити та посаду співробітника, мету складання |
2. |
Анкета |
Коротка анкета співробітника: коли було прийнято працювати, який стаж роботи має, за якою спеціальністю |
3. |
Опис трудової діяльності |
Основна частина, у якій конкретизують професійну діяльність співробітника, описують його досягнення чи фіксують серйозні промахи. Якщо в процесі роботи співробітник проходив підвищення кваліфікації, додаткові курси чи навчання, це також зазначають у цьому розділі. Також важливо вказати наявність у працівника різних заслуг, наприклад заохочень, подяк або дисциплінарних стягнень |
4. |
Особисті якості |
Вказувати в характеристиці слід лише ті персональні якості, які безпосередньо стосуються робочого процесу або описують професіоналізм людини. Важливо в цьому розділі також розкрити взаємини співробітника з колективом: чи вміє він працювати в команді, чи має пошану й авторитет |
5. |
Висновок |
У висновку вказують, для яких цілей та в які структури видано документ. Засвідчується папір підписом керівника, печаткою підприємства |
Важливо: не слід додавати в характеристику відомості про сімейний стан співробітника, наявність у нього дітей або інші дані особистого характеру. Роботи ці відомості не стосуються. Додавати таку інформацію до документа слід лише в тому разі, якщо характеристика складається на зовнішній запит і відомство конкретизує необхідність фіксації персональних відомостей співробітника.
Так, якщо запитати нейромережу про те, які якості співробітника важливо відбити у характеристиці, він перерахує такі:
Якщо документ складають на запит зовнішніх структур, друкувати його потрібно на офіційному бланку організації. Кожен окремий пункт у документі слід виділити до окремого абзацу. Це зробить документ зручнішим для читання. Також рекомендується помістити всю інформацію на одному аркуші.
Приклад позитивної характеристики людини для внутрішнього використання в організації:
ТОВ «Торгівельна група» 01001, м. Харків, вул. Сумська, 2 тел.: 057-225-12-22 ХАРАКТЕРИСТИКА на Єльченка Сергія Михайловича, 1989 р. н., менеджера з продажу Єльченко Сергій Михайлович, 1989 року народження, у компанії «Торгова група» працює з 15 травня 2018 року, обіймаючи посаду молодшого менеджера з продажу. На посаду менеджера з продажу переведено з 10 червня 2020 року. На відмінно закінчив Харківський національний університет ім. В. Н. Каразіна у 2012 році за спеціальністю «Менеджмент» та отримав кваліфікацію «Магістр». Цю інформацію підтверджує диплом, виданий 31.05.2012. У 2016 році закінчив київський Міжнародний інститут менеджменту, що підтверджує диплом від 20.06.2016. Працювати у ТОВ «Торгівельна група» почав на посаді молодшого менеджера з продажу. На цій посаді на високому рівні виконував свої прямі обов’язки: опрацьовував заявки клієнтів, забезпечував поставки товару покупцям, займався наповненням клієнтської бази, підвищував обсяги продажів, заповнював необхідну документацію та звітність. Окрім прямих обов’язків, також брав участь у розробці PR-кампанії організації з метою залучення нових клієнтів. Виявив себе кваліфікованим фахівцем, завдяки чому отримав підвищення та обійняв посаду менеджера з продажу. Неодноразово отримував грамоти, подяки та грошові премії як винагороду за якісне виконання посадових обов’язків, виконання та перевиконання планових показників. Регулярно проходить навчальні курси, підвищує кваліфікацію, відвідує тематичні конференції. Із колегами у Єльченка Сергія Михайловича склалися коректні та професійні взаємини. Вміє працювати в команді, демонструє організаторські здібності. Знаходить спільну мову з членами колективу, налагоджує командний робочий процес, має авторитет серед колег. До виконання завдань ставиться відповідально, працює продуктивно. Дотримується встановлених термінів виконання завдань, не порушує умови трудового договору та розпорядку. Має високі моральні якості. Кваліфікація, досвід роботи та особисті якості Єльченка Сергія Михайловича дозволяють йому претендувати на заміщення посади керівника відділу з продажу.
Генеральний директор Федоренко Ю. І. підпис ТОВ «Торгівельна група» відбиток печатки Дата складання документа |
Як шаблон і зразок характеристики можна використовувати такий бланк:
Читайте також на нашому сайті: Що таке портфоліо та як його скласти
Характеристика з місця роботи – важливий офіційний документ, який підшивають у особисту справу працівника або зберігають у форматі doc в електронній папці з документами співробітника. Ми сподіваємося, що наведені зразки готових характеристик допоможуть вам у складанні документів для ваших співробітників або ж дадуть змогу отримати позитивні відгуки від роботодавців.
Це діловий документ, у якому нинішній роботодавець надає офіційні дані про трудову чи/та громадську діяльність співробітника, а також вказує його особистісні та професійні якості й особливості.
Характеристика може знадобитися у таких випадках: під час переходу до іншого відділу або на іншу посаду; під час призову на військову службу; під час виборчої кампанії будь-якого рівня; для подання у судові або інші правоохоронні органи; для здобуття вищої освіти; під час проходження курсів підвищення кваліфікації; для оформлення візи для виїзду до інших країн.
Є внутрішня та зовнішня характеристики. Потреба в першій виникає, коли співробітник змінює посаду у межах однієї компанії або під час накладання на нього дисциплінарних стягнень. Зовнішня потрібна для передання кадровим службам інших компаній або для подання в державні установи.
Шрифт: Times New Roman, розмір шрифту: 11-12, загальний обсяг: одна сторінка формату А4.
Зазвичай характеристика містить такі блоки інформації: відомості про компанію; назва документа; паспортні дані співробітника; список його професійних обов’язків; оцінка якості виконання ним обов’язків; рівень кваліфікації; особисті якості співробітника; оцінка його відносин із колегами; мета складання документа; дата написання та підписи уповноважених осіб.
Якщо йдеться про влаштування на роботу, то найважливішим блоком інформації є перелік професійних навичок співробітника. А в разі надання характеристики до офіційних органів влади акцент робиться на його особистих якостях.
Змінити характеристику на запит співробітника неможливо. За наявності даних, з якими він не згоден, він має змогу залишити власні зауваження, які мають бути оформлені окремою заявою та прикріплені до основного документа.
Рекомендаційний лист має на меті зацікавити потенційного працедавця. Тому у ньому описуються лише найкращі якості фахівця. Натомість характеристика покликана об’єктивно зобразити як позитивні, так й негативні якості співробітника.
У великих компаніях написання характеристики може бути доручене особі, яка обіймає вищу над співробітником посаду – керівнику відділу, майстру або керівнику зміни. Водночас на документі обов’язково має бути печатка і підпис керівника або директора.
Роботодавець зобов’язаний надати характеристику на співробітника продовж трьох днів після запиту.