Если о рекомендательных письмах и их важности известно практически всем, то характеристика с места работы не является столь востребованным документом. Однако это не делает ее менее важной. Наоборот, существует довольно много ситуаций, в которых без этой бумаги просто не обойтись.
В каких именно случаях сотруднику может понадобиться характеристика, кто отвечает за ее составление, как ее правильно оформить и следует ли согласовывать содержание с работником – рассказываем в этой статье, приводим реальные примеры документов, образцы и шаблоны.
Характеристика на работника – это официальный деловой документ, в котором указана информация о сотруднике с профессиональной точки зрения, дана оценка его личностным и деловым качествам.
Часто характеристику путают с биографией, однако такой подход в корне ошибочен: в характеристике должны быть сведения о трудовом пути сотрудника в компании, его достижениях, навыках, полученных знаниях и проявленных качествах.
Не стоит путать характеристику и с рекомендательным письмом. Рекомендательное письмо – это своего рода субъективный позитивный отклик о сотруднике, цель которого – убедить будущего работодателя в профессионализме кандидата. Характеристика же является объективным документом и может быть как положительной, так и отрицательной.
Несмотря на то что многие считают характеристику пережитком, сегодня этот документ становится все более востребованным. Письменное описание профессиональных качеств сотрудника требуется:
Документ для характеристики работника выдают как по его собственному требованию, так и в ответ на запросы сторонних организаций, например органов опеки, банка, суда и др. В таком случае характеристика является внешней, то есть составленной для предоставления в организации или государственные органы вне компании.
Составлять характеристику работника могут и в ответ на запрос внутри компании, если требуется:
Помимо внешней и внутренней характеристики, также выделяют производственную – такой документ составляют при прохождении сотрудником медицинской экспертизы и определении степени утраты трудоспособности для оформления группы инвалидности.
Ответственный за составление характеристики определяется типом составляемого документа. Так, предоставить внешнюю или внутреннюю характеристику может прямой руководитель сотрудника или уполномоченный специалист отдела кадров.
Лучше доверить эту задачу тому, кто лучше знает сотрудника и может составить объективное описание. Поэтому в большинстве случаев кадровые специалисты просят подготовить характеристику непосредственного начальника специалиста. Это правильно, так как прямой руководитель наиболее объективно может оценить деловые качества своего сотрудника.
Оформить производственную характеристику можно только при участии специалиста по охране труда, так как такая бумага требует подробного описания условий работы и влияния на работника факторов производства.
Вне зависимости от того, кто составлял характеристику с работы, выдается она от имени гендиректора компании или ее заместителя, а также заверяется соответствующими подписями и печатью.
Так как характеристика обязательно должна быть объективной, она может быть как положительной, так и отрицательной.
Отрицательную характеристику от положительной отличает наличие описания:
В свою очередь, в положительной характеристике на сотрудника указывают:
Примечательно, что работодатель, сотрудник отдела кадров или другой представитель компании не обязан согласовывать документ с работником. То есть повлиять на положительный или отрицательный окрас документа, отказавшись утверждать документ с негативной характеристикой, сотрудник не может.
Однако, если работник не согласен с указанной в отрицательной характеристике информацией, он может обратиться к работодателю с официальной письменной претензией. В такой претензии следует указать недостоверные или предвзятые факты, опровергнуть их или объяснить, почему их не должно быть в характеристике. Документ также можно оспорить в судебном порядке.
Содержание и пример характеристики зависят от того, куда ее будет предоставлять работник. В зависимости от места адресации документа также выбирают формулировки качеств сотрудника и расставляются акценты.
Стандартная характеристика с места работы, которую можно привести в качестве образца, обязательно содержит такие разделы, представленные в четком порядке:
|
Номер раздела |
Наименование раздела |
Содержание раздела |
|
1. |
Шапка |
Содержит название документа, наименование компании, реквизиты и должность сотрудника, цель составления бумаги и дату ее выдачи |
|
2. |
Анкета |
Краткая анкета сотрудника: когда был принят на работу, какой стаж работы имеет, по какой специальности |
|
3. |
Описание трудовой деятельности |
Основная часть характеристики, в которой конкретизируют профессиональную деятельность сотрудника, описывают его достижения либо фиксируют серьезные промахи. Если в процессе работы сотрудник проходил повышение квалификации, дополнительные курсы или обучение, это также указывают в этом разделе. Также важно указать наличие у работника различных заслуг, например поощрений или благодарностей, либо дисциплинарных взысканий |
|
4. |
Личностные качества |
Указывать в характеристике следует лишь те персональные качества, которые напрямую касаются рабочего процесса или описывают профессионализм человека. Например, если работник руководит подразделением – следует отметить его организаторские способности, степень ответственности за подчиненных, готовность принимать сложные решения. Если сотрудник находится на исполнительной должности, следует казать, готов ли он выполнять получения руководства, насколько инициативным он является. Важно в этом разделе также раскрыть взаимоотношения сотрудника с коллективом: умеет ли он работать в команде, пользуется ли уважением или авторитетом |
|
5. |
Заключение |
В заключении указывают, для каких целей и в какие структуры выдан документ. Заверяется бумага подписью руководителя, печатью компании |
Важно: не следует добавлять в характеристику сведения о семейном положении сотрудника, наличии у него детей или прочие данные личного характера. К работе эти сведения отношения не имеют. Добавлять такую информацию в документ следует лишь в том случае, если характеристика составляется по внешнему запросу и ведомство конкретизирует необходимость фиксации персональных сведений сотрудника. При этом важно, чтобы у внешнего ведомства было право на запрос таких данных.
Если документ составляют по запросу внешних структур, печатать его нужно на официальном бланке организации.
Каждый отдельный пункт в документе следует выделить в отдельный абзац. Это сделает бумагу более удобной для беглого чтения. Также рекомендуется уместить всю информацию на одном листе.
Пример положительной характеристики человека для внутреннего использования в организации:
|
ООО «Торговая группа» 01001, г. Харьков, ул. Сумская, 2 тел.: 057-225-12-22 ХАРАКТЕРИСТИКА на Ельченко Сергея Михайловича, 1989 г. р., менеджера по продажам Ельченко Сергей Михайлович, 1989 года рождения, в компании «Торговая группа» работает с 15 мая 2018 года, занимая должность младшего менеджера по продажам. На должность менеджера по продажам переведен с 10 июня 2020 года. С отличием окончил Харьковский национальный университет им. В. Н. Каразина в 2012 году по специальности «Менеджмент» и получил квалификацию «Магистр». Данную информацию подтверждает диплом, выданный 31.05.2012. В 2016 году закончил киевский Международный институт менеджмента, что подтверждает диплом от 20.06.2016. Работать в ООО «Торговая группа» начал на должности младшего менеджера по продажам. На этой должности на высоком уровне выполнял свои прямые обязанности: обрабатывал заявки клиентов, обеспечивал поставки товара покупателям, занимался наполнением клиентской базы, повышал объемы продаж, заполнял необходимую документацию и отчетность. Помимо прямых обязанностей, также участвовал в разработке PR-кампании организации с целью привлечения новых клиентов. Проявил себя квалифицированным специалистом, благодаря чему получил повышение и занял должность менеджера по продажам. Неоднократно получал грамоты, благодарности и денежные премии в качестве вознаграждения за качественное выполнение должностных обязанностей, выполнение и перевыполнение плановых показателей. Регулярно проходит обучающие курсы, повышает квалификацию, посещает тематические конференции. С коллегами у Ельченко Сергея Михайловича сложились корректные и профессиональные взаимоотношения. Умеет работать в команде, демонстрирует организаторские способности. Находит общий язык с членами коллектива, налаживает командный рабочий процесс, пользуется авторитетом среди коллег. К выполнению задач относится ответственно, работает продуктивно. Придерживается установленных сроков выполнения задач, не нарушает условия трудового договора и распорядка. Обладает высокими моральными качествами. Квалификация, опыт работы и личные качества Ельченка Сергея Михайловича позволяет ему претендовать на замещение должности руководителя отдела по продажам.
Генеральный директор Федоренко Ю. И. подпись ООО «Торговая группа» оттиск печати Дата составления документа |
В качестве шаблона и образца характеристики можно использовать следующий бланк:
Читайте также на нашем сайте: Что такое портфолио и как его составить
Характеристика – важный официальный документ, который подшивают в личное дело сотрудника. Мы надеемся, что образцы готовых характеристик с места работы и шаблоны документов помогут вам в составлении документов для ваших сотрудников или помогут получить положительные отклики от ваших работодателей.
Это деловой документ, в котором нынешний работодатель предоставляет официальные данные о трудовой или общественной деятельности сотрудника, а также описывает его личностные и профессиональные качества и особенности.
Характеристика может потребоваться в следующих случаях: при переходе в другой отдел или на другую должность; во время призыва на военную службу; во время избирательной кампании любого уровня; для представления в судебные или другие правоохранительные органы; для получения высшего образования; при прохождении курсов повышения квалификации; для оформления визы для выезда в другие страны.
Существуют внутренняя и внешняя характеристики. Потребность в первой возникает, когда сотрудник сменяет должность в пределах одной компании или при наложении на него дисциплинарных взысканий. Внешняя необходима для передачи кадровым службам других компаний или для передачи в государственные учреждения.
Шрифт: Times New Roman, размер шрифта: 11-12, общий объем: одна страница формата А4.
Обычно характеристика содержит следующие блоки информации: сведения о компании; название документа; паспортные данные сотрудника; список его профессиональных обязанностей; оценка качества исполнения им обязанностей; уровень квалификации; личные качества сотрудника; оценка его отношений с коллегами; цель составления документа; дата написания и подписи уполномоченных лиц.
Если речь идет об устройстве на работу, то важнейшим блоком информации является список профессиональных навыков сотрудника. А в случае предоставления характеристики в официальные органы власти акцент делается на его личных качествах.
Изменить характеристику по запросу сотрудника невозможно. При наличии данных, с которыми он не согласен, он может оставить свои замечания, которые должны быть оформлены отдельным заявлением и прикреплены к основному документу.
Рекомендательное письмо имеет целью заинтересовать потенциального работодателя. Поэтому в нем описываются только лучшие качества специалиста. Характеристика же призвана объективно отобразить как положительные, так и отрицательные качества сотрудника.
В крупных компаниях написание характеристики может быть поручено лицу, занимающему высшую над сотрудником должность – руководителю отдела, мастеру или руководителю смены. В то же время на документе обязательно должна быть печать и подпись руководителя или директора.
Работодатель обязан предоставить характеристику сотруднику в течение трех дней после запроса.
