Ділові листи: як писати, щоб вам відповідали

Правила написання ділових листів, зразки правильно складених звернень та розбір найбільш розповсюджених помилок у діловому листуванні шукайте в цій статті.

Що таке ділове листування і для чого воно потрібне

Сучасне ділове листування – це процес комунікації у бізнес- та службовому середовищі за допомогою офіційних листів. Листи можуть надсилатися не лише електронною поштою, а й у месенджерах, чатах.

Ділове листування здатне вирішити безліч завдань: від привітання нового співробітника до пошуку нових партнерів та закриття великобюджетних угод. Найчастіше його використовують для:

• спілкування між рекрутером та здобувачем;
• пропозиції послуг та товарів потенційним партнерам;
• поширення інформації всередині компанії та серед існуючих партнерів;
• вирішення конфліктів у діловому середовищі;
• пропозиції та затвердження робочих ідей;
• отримання підтримки чи аргументованої критики під час обговорення нових ідей.

Види ділових листів

Правила написання листа можуть змінюватись у залежності від контексту та його виду. За змістом  ділові листи поділяють такі види:

Вид ділового листа	Опис
Інформаційний лист	Містить інформацію ділового характеру: інструкції, правила, нормативні документи тощо.
Повідомлення	Ключова мета листів-повідомлень – повідомити про зміни, що відбулися. Прикладом ділового листа з повідомленням може бути надіслана інформація про зміну платіжних реквізитів, адресу розташування компанії, наявність заборгованості тощо.
Супровідний лист	Використовується при надсиланні документації, яка не має адресної складової.
Лист-претензія	Складається у разі порушення однієї зі сторін раніше обумовлених умов співробітництва. Мета – отримати відшкодування збитків. Відповідно до правил листування, такого листа прикріплюють документи, що підтверджують наявність порушення та мають доказову силу.
Запит	Надсилається з метою отримання інформації, документів або офіційних даних. Прикладом такого службового листа може бути запит на надання товарного каталогу товарів із цінами або умов співпраці.
Оповіщення	Інформує про майбутню подію, запрошує взяти участь у ній. Обов'язково містить відомості про дату та місце проведення івента, програму, організаційні моменти.
Прохання	Один із найпоширеніших видів ділових листів. Використовується, якщо компанії потрібно отримати додаткову інформацію про послуги чи товари, погодити подальші дії у рамках співробітництва та ін.
Відповідь	Такі листи є відповіддю на листи-запити, прохання та оповіщення. Можуть бути як позитивними, і негативними.

Це не повний перелік можливих видів ділових листів. Зразки офіційних листів можуть бути вкрай різноманітними і містити, наприклад, листи-запрошення, подяки, вітання, гарантійні листи, листи-відмови та безліч інших видів офіційного листування.

Структура ділового листа

Загальна структура викладу службового листа у більшості випадків виглядає так:

1. Тема листа. Перед тим, як писати лист, необхідно чітко визначити тему. З її допомогою одержувач повинен легко знаходити потрібний email у поштовій скриньці серед багатьох інших звернень.
2. Привітання, звернення. До високопосадовців краще звертатися з використанням повної назви посади. У листах до колег можна використовувати менш формальні обороти.
3. Вступ. Має містити не більше 1–2 пропозицій та чітко описувати мету подальшого листування. Якщо одержувач не знайомий із відправником – цей абзац слід на початку представитися. Саме це звертання співрозмовник зможе використати у відповіді на лист.
4. Основна частина. Містить детальний опис ситуації. Залежно від виду листа, в основному відбувається обговорення нюансів: вказуються деталі, докладний опис ситуації, статистика, аргументи та ін.
5. Заключна частина. Містить питання, на яке відправник хоче отримати відповідь у листі у відповідь, або заклик одержувача до дії.
6. Підпис та контакти. Найчастіше у діловій кореспонденції використовують стандартний підпис з автоматичним зазначенням контактів зв'язку. Закінчення листа «З повагою» є стандартним, проте дещо шаблонним завершенням листа. У контактах краще вказувати як адресу електронної пошти, а й альтернативні канали для швидкого зв'язку: номер телефону, месенджер тощо.

Читайте на нашому сайті: Що таке портфоліо та як його скласти.

Помилки у складанні ділових листів

Дотримання правил ділового листування, нажаль, не завжди гарантує ефективність комунікації. Дуже часто відправники допускають помилки, які знижують результативність письмового спілкування. Розглянемо докладніше найпоширеніші серед них.

Відсутність теми чи її нечіткість

Тема створює перше враження та задає подальший тон спілкування. Вона має розкрити запит та привернути увагу одержувача – від цього залежить швидкість відповіді та її наявність у цілому.

Як не варто робити:

• писати листи без теми;
• вказувати тему, яка відповідає змісту;
• припускатися помилок у написанні теми – граматичних, орфографічних тощо;
• писати надто довгу тему – поштові сервіси не відобразять її повністю, й одержувач побачить лише кілька перших слів.

Оптимальна довжина теми – до семи слів, які відображають мету офіційного звернення та є зразком грамотно складеного листа.

Відсутність чи грубе порушення структури

За допомогою структури відправник розставляє смислові акценти, виділяє головні думки, робить читання та сприйняття інформації максимально комфортними для одержувача. Якщо відправник не знає, як правильно оформити лист згідно стандартної структури, адресату доведеться самому продиратися крізь потік думок відправника.

Як не варто робити:

• писати листи без конкретної мети – зміст листа має бути чітко зрозумілий, бажано – виділений окремий смисловий блок;
• порушувати логіку викладу тексту, послідовність;
• не приділяти уваги візуальному оформленню – як мінімум, слід розділити текст на абзаци;
• не вказувати очікування від одержувача наприкінці листа – останній абзац повинен обов'язково містити заклик до дії чи запитання.

Перед тим, як написати листа, необхідно чітко визначити його мету та скласти приблизну структуру.

Надмірне використання канцеляризмів

Незважаючи на те, що офіційні листи передбачають використання ділового стилю, листування все ж таки має бути зрозумілим обом сторонам. Слід складати прості та зрозумілі звернення, без складних конструкцій та фраз, які можуть бути витлумачені подвійно або ввести одержувача в оману.

Уникайте у своїх листах:

• мовних штампів: «слід зазначити», «важливо підкреслити», «згідно з чим-небудь» тощо;
• пасивного відмінка: «нами було збільшено продаж», «послугу було надано»;
• віддієслівних іменників: «використання каналів збуту», «оформлення документів», «підняття відвідуваності»;
• сленгів, скорочених слів – перед тим, як написати офіційний лист із використанням таких конструкцій, необхідно переконатись, що співрозмовник їх розуміє.

Наявність помилок

Грамотне написання листа – ознака поваги до отримувача та зразок виявлення поваги до ділового партнера. Помилки, навіть якщо вони викликані автокорекцією або є банальними друкарськими похибками, свідчать про те, що відправник не обтяжував себе перечитуванням тексту та виправленням ляпів.

Уникайте в офіційних листах:

• граматичних, пунктуаційних помилок;
• використання дефісу замість тире;
• плутанини з іменами, посадами, контактними даними та ін.

За необхідності грамотність тексту можна перевіряти через спеціальні сервіси, наприклад text.ru, Advego, «Орфограмка» або навіть за допомогою стандартних інструментів Google Docs.

Приклади ділових листів

Зразок написання офіційного листа з пропозицією щодо заміщення відкритої вакансії:

Зразок службового листа-відповіді з умовами співпраці:

Приклад офіційного листа з подякою:

Читайте на нашому сайті: Як скласти характеристику з місця роботи.

Висновок

Ділове листування має свої правила, виконання яких допомагає зберегти ділову репутацію та налагодити ефективну комунікацію. Дотримуйтесь правильної форми й структури написання листа, прибирайте канцеляризми, стежте за тоном та обов'язково перечитуйте текст перед відправкою, й ваше спілкування у професійній сфері дасть вам змогу закріпити професійний статус та допоможе здобути нових партнерів.