Правила написання ділових листів, зразки правильно складених звернень та розбір найбільш розповсюджених помилок у діловому листуванні шукайте в цій статті.

Що таке ділове листування і для чого воно потрібне

Сучасне ділове листування – це процес комунікації у службовому та бізнес-середовищі за допомогою офіційних листів. Листи можуть надсилатися не лише електронною поштою, а й у месенджерах, чатах.

Ділове листування здатне вирішити безліч завдань: від привітання нового співробітника до пошуку нових партнерів та закриття великобюджетних угод. Найчастіше його використовують для:

• спілкування між рекрутером та здобувачем;
• пропозиції послуг та товарів потенційним партнерам;
• поширення інформації всередині компанії та серед наявних партнерів;
• пропозиції та затвердження робочих ідей;
• отримання підтримки чи аргументованої критики під час обговорення нових ідей;
• розв’язання конфліктів у діловому середовищі.

«Оскільки відділ кадрів часто не знає про конфлікт доти, доки він не переросте в ескалацію ситуації, озброєння менеджерів знаннями про те, як розпізнавати та впевнено розв’язувати конфлікти, допоможе організаціям найефективніше усувати протиріччя всередині команди», – наголошує Івелісес Томас, генеральний директор HR & Beyond.

Саме тому так важливо напрацювати алгоритм ділових звернень працівників у разі виникнення непорозумінь у колективі.

Різновиди ділових листів

Правила написання листа можуть змінюватись залежно від контексту та його різновиду. За змістом ділові листи поділяють такі види:

Це не повний перелік можливих видів ділових листів. Зразки офіційних листів можуть бути вкрай різноманітними і містити, наприклад, листи-запрошення, подяки, вітання, гарантійні листи, листи-відмови та безліч інших видів офіційного листування.

Структура ділового листа

Загальна структура викладу службового листа здебільшого є такою:

• Тема листа. Перед тим як писати лист, необхідно чітко визначити тему. З її допомогою одержувач має легко знаходити потрібний імейл у поштовій скриньці серед багатьох інших звернень.
• Привітання, звернення. До високопосадовців краще звертатися з використанням повної назви посади. У листах до колег можна використовувати менш формальні звороти.
• Вступ. Має містити не більше 1-2 пропозицій та чітко описувати мету подальшого листування. Якщо одержувач не знайомий із відправником – на початку слід представитися. Саме це звертання співрозмовник зможе використати у відповіді на лист.
• Основна частина. Містить детальний опис ситуації. Залежно від виду листа тут переважно відбувається обговорення нюансів: вказуються деталі, докладний опис ситуації, статистика, аргументи та ін.
• Заключна частина. Містить запитання, на яке відправник хоче отримати відповідь, або заклик одержувача до дії.
• Підпис та контакти. Найчастіше у діловій кореспонденції використовують стандартний підпис з автоматичним зазначенням контактів зв’язку. Закінчення листа «З повагою» є стандартним, проте дещо шаблонним завершенням листа. У контактах краще вказувати як адресу електронної пошти, так і альтернативні канали для швидкого зв’язку: номер телефону, месенджер тощо.

Важливо:

Стандартний обсяг листа, за винятком привітання та прощання, становить 4-10 речень, розбитих на абзаци за змістом.

Читайте на нашому сайті: Що таке портфоліо та як його скласти.

Помилки у складанні ділових листів

Дотримання правил ділового листування, на жаль, не завжди гарантує ефективність комунікації. Дуже часто відправники припускаються помилок, які знижують результативність письмового спілкування. Розгляньмо докладніше найпоширеніші серед них.

Відсутність теми чи її нечіткість

Тема створює перше враження та задає подальший тон спілкування. Вона має розкрити запит та привернути увагу одержувача – від цього залежить швидкість відповіді та її наявність загалом.

Як не варто робити:

• писати листи без теми;
• вказувати тему, яка не відповідає змісту;
• припускатися помилок у написанні теми – граматичних, орфографічних тощо;
• писати надто довгу тему – поштові сервіси, найімовірніше, обріжуть її, й одержувач побачить лише кілька перших слів.

Оптимальна довжина теми – до семи слів, які висвітлюють мету офіційного звернення та є зразком грамотності.

Відсутність чи грубе порушення структури

За допомогою структури відправник розставляє смислові акценти, виділяє головні думки, робить читання та сприйняття інформації максимально комфортними для одержувача. Якщо відправник не знає, як правильно оформити лист згідно зі стандартною структурою, адресату доведеться самому продиратися крізь потік думок відправника.

Як не варто робити:

• писати листи без конкретної мети – зміст листа має бути чітко зрозумілий, бажано – виділений в окремі смислові блоки;
• порушувати логіку викладу тексту, послідовність;
• не приділяти уваги візуальному оформленню – щонайменше слід розділити текст на абзаци;
• не вказувати очікування від одержувача наприкінці листа – останній абзац має обов’язково містити заклик до дії чи запитання.

Перед тим як написати листа, необхідно чітко визначити його мету та скласти приблизну структуру.

Надмірне використання канцеляризмів

Попри те що офіційні листи передбачають використання ділового стилю, листування все ж таки має бути зрозумілим обом сторонам. Слід складати прості та зрозумілі звернення, без складних конструкцій та фраз, які можуть бути витлумачені подвійно або ввести одержувача в оману.

Уникайте у своїх листах:

• мовних штампів: «слід зазначити», «важливо підкреслити», «згідно з чим-небудь» тощо;
• пасивного відмінка: «нами було збільшено продаж», «послугу було надано»;
• віддієслівних іменників: «використання каналів збуту», «оформлення документів», «підняття відвідуваності»;
• сленгів, скорочених слів – перед тим як написати офіційний лист із використанням таких конструкцій, необхідно переконатись, що співрозмовник їх розуміє.

Наявність помилок

Грамотне написання листа – ознака поваги до отримувача. Помилки, навіть якщо вони викликані автокорекцією або є банальними друкарськими похибками, свідчать про те, що відправник не обтяжував себе перечитуванням тексту та виправленням ляпів.

Уникайте в офіційних листах:

• граматичних, пунктуаційних помилок;
• використання дефісу замість тире;
• плутанини з іменами, посадами, контактними даними та ін.

За необхідності грамотність тексту можна перевіряти через спеціальні сервіси або навіть за допомогою стандартних інструментів Google Docs.

«Під час створення ділового листа ваша увага має бути зосереджена на аудиторії, якій ви його адресуєте. Хоча універсальної формули, яка може застосовуватися до будь-якого типу листа, не існує, дотримуватися загальних принципів грамотності та структурності абсолютно необхідно. Та в будь-якому разі головною умовою майстерності у цій справі є практика. Що більше справ ви матимете з офіційною кореспонденцією, то більш автоматизованими ставатимуть ваші навички. Просто будьте наполегливі, уважні та ретельно перевіряйте написане», – радить видання Divine Magazine.

Приклади ділових листів

Зразок написання офіційного листа з пропозицією щодо заміщення відкритої вакансії:

Зразок службового листа-відповіді з умовами співпраці:

Приклад офіційного листа з подякою:

Читайте на нашому сайті: Як скласти характеристику з місця роботи.

Висновок

Ділове листування має свої правила, виконання яких допомагає зберегти ділову репутацію та налагодити ефективну комунікацію. Дотримуйтесь правильної форми й структури написання листа, прибирайте надмірні канцеляризми, стежте за тоном та обов’язково перечитуйте текст перед відправленням, й ваше спілкування у професійній сфері дасть вам змогу закріпити професійний статус та допоможе здобути нових партнерів.