Сучасне ділове листування – це вже зовсім не той формальний канцеляризм, яким воно було протягом попередніх десятиліть. У ньому є місце результативної комунікації, емоціям та оцінкам. З єдиною поправкою – все спілкування відбувається в офіційно-діловому стилі.
Правила написання ділових листів, зразки правильно складених звернень та розбір найбільш розповсюджених помилок у діловому листуванні шукайте в цій статті.
Сучасне ділове листування – це процес комунікації у бізнес- та службовому середовищі за допомогою офіційних листів. Листи можуть надсилатися не лише електронною поштою, а й у месенджерах, чатах.
Ділове листування здатне вирішити безліч завдань: від привітання нового співробітника до пошуку нових партнерів та закриття великобюджетних угод. Найчастіше його використовують для:
Правила написання листа можуть змінюватись у залежності від контексту та його виду. За змістом ділові листи поділяють такі види:
Вид ділового листа |
Опис |
Інформаційний лист |
Містить інформацію ділового характеру: інструкції, правила, нормативні документи тощо. |
Повідомлення |
Ключова мета листів-повідомлень – повідомити про зміни, що відбулися. Прикладом ділового листа з повідомленням може бути надіслана інформація про зміну платіжних реквізитів, адресу розташування компанії, наявність заборгованості тощо. |
Супровідний лист |
Використовується при надсиланні документації, яка не має адресної складової. |
Лист-претензія |
Складається у разі порушення однієї зі сторін раніше обумовлених умов співробітництва. Мета – отримати відшкодування збитків. Відповідно до правил листування, такого листа прикріплюють документи, що підтверджують наявність порушення та мають доказову силу. |
Запит |
Надсилається з метою отримання інформації, документів або офіційних даних. Прикладом такого службового листа може бути запит на надання товарного каталогу товарів із цінами або умов співпраці. |
Оповіщення |
Інформує про майбутню подію, запрошує взяти участь у ній. Обов'язково містить відомості про дату та місце проведення івента, програму, організаційні моменти. |
Прохання |
Один із найпоширеніших видів ділових листів. Використовується, якщо компанії потрібно отримати додаткову інформацію про послуги чи товари, погодити подальші дії у рамках співробітництва та ін. |
Відповідь |
Такі листи є відповіддю на листи-запити, прохання та оповіщення. Можуть бути як позитивними, і негативними. |
Це не повний перелік можливих видів ділових листів. Зразки офіційних листів можуть бути вкрай різноманітними і містити, наприклад, листи-запрошення, подяки, вітання, гарантійні листи, листи-відмови та безліч інших видів офіційного листування.
Загальна структура викладу службового листа у більшості випадків виглядає так:
Стандартний обсяг листа, за винятком привітання та прощання, становить 4–10 речень, розбитих на абзаци за змістовою складовою.
Читайте на нашому сайті: Що таке портфоліо та як його скласти.
Дотримання правил ділового листування, нажаль, не завжди гарантує ефективність комунікації. Дуже часто відправники допускають помилки, які знижують результативність письмового спілкування. Розглянемо докладніше найпоширеніші серед них.
Тема створює перше враження та задає подальший тон спілкування. Вона має розкрити запит та привернути увагу одержувача – від цього залежить швидкість відповіді та її наявність у цілому.
Як не варто робити:
Оптимальна довжина теми – до семи слів, які відображають мету офіційного звернення та є зразком грамотно складеного листа.
За допомогою структури відправник розставляє смислові акценти, виділяє головні думки, робить читання та сприйняття інформації максимально комфортними для одержувача. Якщо відправник не знає, як правильно оформити лист згідно стандартної структури, адресату доведеться самому продиратися крізь потік думок відправника.
Як не варто робити:
Перед тим, як написати листа, необхідно чітко визначити його мету та скласти приблизну структуру.
Незважаючи на те, що офіційні листи передбачають використання ділового стилю, листування все ж таки має бути зрозумілим обом сторонам. Слід складати прості та зрозумілі звернення, без складних конструкцій та фраз, які можуть бути витлумачені подвійно або ввести одержувача в оману.
Уникайте у своїх листах:
Грамотне написання листа – ознака поваги до отримувача та зразок виявлення поваги до ділового партнера. Помилки, навіть якщо вони викликані автокорекцією або є банальними друкарськими похибками, свідчать про те, що відправник не обтяжував себе перечитуванням тексту та виправленням ляпів.
Уникайте в офіційних листах:
За необхідності грамотність тексту можна перевіряти через спеціальні сервіси, наприклад text.ru, Advego, «Орфограмка» або навіть за допомогою стандартних інструментів Google Docs.
Зразок написання офіційного листа з пропозицією щодо заміщення відкритої вакансії:
Зразок службового листа-відповіді з умовами співпраці:
Приклад офіційного листа з подякою:
Читайте на нашому сайті: Як скласти характеристику з місця роботи.
Ділове листування має свої правила, виконання яких допомагає зберегти ділову репутацію та налагодити ефективну комунікацію. Дотримуйтесь правильної форми й структури написання листа, прибирайте канцеляризми, стежте за тоном та обов'язково перечитуйте текст перед відправкою, й ваше спілкування у професійній сфері дасть вам змогу закріпити професійний статус та допоможе здобути нових партнерів.