Деловые письма: как писать, чтобы вам отвечали

Как вести деловую переписку с коллегами, партнерами и клиентами для эффективного обмена информацией, предложениями и идеями – рассказываем в этой статье.

Что такое деловая переписка и для чего она нужна

Современная деловая переписка – это процесс коммуникации в бизнес- и служебной среде посредством писем. Письма могут отправляться не только по электронной почте, но и в мессенджерах, чатах.

Деловая переписка способна решить множество задач: от приветствия нового сотрудника до поиска новых партнеров и закрытия крупнобюджетных сделок. Наиболее часто ее используют для:

• общения между рекрутером и соискателем;
• предложения услуг и товаров потенциальным партнерам;
• распространения информации внутри компании и среди существующих партнеров;
• разрешения конфликтов в деловой среде;
• предложения и утверждения рабочих идей;
• получения поддержки или аргументированной критики при обсуждении новых идей.

В основе деловой переписки – письма, которые, согласно правилам официально-делового общения, должны соответствовать таким критериям:

• Лаконичность. Каждое предложение должно иметь смысл, который выражается четко и понятно. Информацию следует подавать кратно и по сути. В деловых письмах не нужно делать длинных подводок или вступлений, использовать сложные речевые конструкции и художественные дополнения.
• Структурированность. Письмо должно последовательно излагать ключевую цель обращения, а также иметь ключевые структурные составляющие, о которых мы расскажем ниже.
• Грамотность. Грамматические, смысловые и стилистические ошибки нарушают объективность восприятия информации. Нарушенная логика изложения текста или неправильно расставленные знаки препинания сразу создают предвзятое отношение к тому, кто составил письмо, и нарушают базовые правила ведения деловой переписки.
• Взвешенность. Не следует в деловой переписке прибегать к чрезмерной эмоциональности, манипулятивности и тем более токсичности. Только четкая аргументация и объективное мнение могут вызвать уважение к собеседнику в деловой среде. 

Виды деловых писем

В зависимости от содержания деловые письма делят на такие виды:

Это далеко не полный перечень возможных видов деловых писем. Такая корреспонденция может быть крайне разнообразной и также включает, например, письма-приглашения, благодарности, приветствия, гарантийные письма, письма-отказы и множество других видов официальной переписки.

Структура делового письма

Главное правило составления делового письма – это четкое следование структуре. Структура может отличаться в зависимости от вида и целей обращения. Однако общая последовательность изложения служебного письма в большинстве случаев выглядит следующим образом:

1. Тема письма. Перед тем, как начать деловое письмо, следует кратко и понятно сформулировать его тему. С ее помощью получатель должен легко находить нужный email в почтовом ящике среди множества прочих обращений.
2. Приветствие, обращение. Могут меняться в зависимости от контекста письма. К высокопоставленным лицам лучше обращаться с использованием полного названия должности. В письмах к коллегам можно использовать менее формальные обороты.
3. Вступление. Вступление должно содержать не более 1–2 предложений и четко описывать цель дальнейшей переписки. Если получатель не знаком с отправителем – этот абзац следует начать с представления. Как представиться в письме зависит от контекста общения, однако рекомендуем указывать название компании, должность и имя, по которому получатель сможет обращаться в ответном письме.
4. Основная часть. Содержит подробное описание ситуации. В зависимости от вида письма, в основной части происходит обсуждение нюансов: указываются детали, подробное описание ситуации, статистика, аргументы и др.
5. Заключительная часть. Содержит вопрос, на который отправитель хочет получить ответ в ответном письме, или призыв получателя к действию.
6. Подпись и контакты. Зачастую в деловой корреспонденции используют стандартную подпись с автоматическим указанием контактов для связи. В контактах лучше указывать не только адрес электронной почты, но и альтернативные каналы для быстрой связи: номер телефона, мессенджер и т. д.

Согласно правилам деловой переписки по электронной почте, письмо должно иметь четкую структуру и не содержать лишней информации. Добавляйте в него лишь те составляющие, которые имеют прямое отношение к теме обращения.

Важно:

Стандартный объем письма, за исключением приветствия и прощания, составляет 4–10 предложений, разбитых на абзацы по смысловой составляющей.

Однако могут быть и исключения. Если конкретное деловое письмо – это не первое обращение к адресату, то его объем зависит от того, какие моменты вынесены на обсуждение. В таком случае, чтобы сохранить правильную структуру и лаконичность, объемную информацию можно представлять во вложениях. Это могут быть, например, копии документов, примеры, ссылки на источники и др. Если в письме есть вложения, обязательно нужно в тексте письма указать их четкое описание.

Читайте также на нашем сайте: Что такое портфолио и как его составить.

Ошибки в составлении деловых писем

Соблюдение правил написания делового письма не всегда гарантирует эффективность коммуникации. Очень часто при ведении деловой переписки допускаются ошибки, которые снижают результативность письменного общения. Рассмотрим подробнее самые распространенные среди них.

Отсутствие темы или ее нечеткость.

Тема – это первое, что видит получатель. Она создает первое впечатление и задает дальнейший тон общения. Тема должна раскрыть запрос и привлечь внимание получателя – от этого зависит скорость ответа и его наличие в целом.

Как не стоит делать:

• отправлять сообщения без темы;
• указывать тему, которая не соответствует содержанию;
• допускать ошибки в написании темы – грамматические, орфографические и др.;
• писать слишком длинную тему – почтовые сервисы не отобразят ее полностью, и получатель увидит лишь несколько первых слов.

Оптимальная длина темы – до семи слов, которые отображают цель переписки.

Эксперты также рекомендуют указывать в теме конкретную задачу, если таковая содержится в письме. Например: «Доклад: одобрить до 15 ноября, 17:00» или «Реквизиты: оплата до 20 декабря».

Отсутствие или грубое нарушение структуры

С помощью структуры отправитель расставляет смысловые акценты, выделяет главные мысли, делает чтение письма и восприятие информации максимально комфортными для получателя. Если в письме нет структуры, адресату приходится самому продираться сквозь поток мыслей отправителя.

Как не стоит делать:

• писать письма без конкретной цели – смысл письма должен быть четко понятен, желательно – выделен в отдельный смысловой блок;
• нарушать логику изложения текста, последовательность;
• не уделять внимание визуальному оформлению – как минимум следует разделить текст на абзацы;
• не указывать ожидания от получателя в конце письма – последний абзац должен обязательно содержать призыв к действию или вопрос.

Отсутствие логики и последовательности

Структурированность текста, последовательность изложения играют решающую роль в официальной переписке. Перед отправкой лучше прочитать письмо вслух и убедиться, что мысль изложена логически верно и понятно для читателя.

Как не стоит делать:

• в одно предложение объединять несколько мыслей;
• несколько разных тем поднимать в одном абзаце;
• добавлять несущественные детали или нерелевантную информацию.

Чрезмерное использование канцеляризмов

Несмотря на то, что официальные письма предусматривают деловой стиль, переписка все же должна быть понятной обеим сторонам. В одном письме должна быть одна цель, а в каждом его предложении – только одна главная мысль. Следует составлять простые и понятные обращения, без сложных конструкций и фраз, которые могут быть истолкованы двояко или ввести получателя в заблуждение.

Избегайте в своих письмах:

• речевых штампов: «следует отметить», «важно подчеркнуть», «согласно чему-либо» и др.;
• пассивного залога: «нами были увеличены продажи», «услуга была предоставлена»;
• отглагольных существительных: «использование каналов сбыта», «оформление документов», «поднятие посещаемости»;
• сленгов, сокращенных слов – для переписки с применением такого рода конструкций необходимо удостоверится, что собеседник их понимает.

Наличие опечаток, ошибок

Грамотно составленное письмо – признак уважения к получателю. Ошибки, даже если они вызваны автокоррекцией или являются банальными опечатками, свидетельствуют о том, что отправитель не утруждал себя перечитыванием письма и исправлением ляпов.

Избегайте в официальных письмах:

• грамматических, пунктуационных ошибок;
• использования дефиса вместо тире;
• путаницы с именами, должностями, контактными данными и др.

Перед отправкой письма следует перечитать текст, убедиться, что имя и должность получателя написаны правильно. При необходимости грамотность текста можно проверять через специальные сервисы, например, text.ru, Advego, «Орфограммка» или даже стандартные инструменты Google Docs.

Некорректность и невежливость

Банальное отсутствие вежливости, грубость, хамство или некорректные фразы в деловой переписке отбивают желание вести дальнейшую коммуникацию. Упрощая текст и убирая ненужные детали, не следует забывать о рамках. Всегда сохраняйте дружелюбный тон, не забывайте о банальной вежливости и корректности.

В официальной переписке избегайте:

• фамильярности, неуместного перехода на «ты» и уменьшительно-ласкательных обращений;
• текста, написанного с помощью CAPS LOCK;
• псевдовежливости;
• манипулятивных фраз, которые вынуждают получателя к определенным действиям, например, «жду вашего ответа», «заранее спасибо за ваше согласие» и др.;
• хамства;
• претензий без должных аргументов.

Примеры деловых писем

Пример письма-предложения по замещению открытой вакансии:

Пример письма-ответа с условиями сделки:

Пример письма-благодарности:

Читайте также на нашем сайте: Как составить характеристику с места работы.

Заключение

Официальное письмо – это в первую очередь документ. Поэтому деловая переписка имеет свои правила, выполнение которых помогает сохранить деловую репутацию и наладить эффективную коммуникацию. Придерживайтесь правильной структуры письма, убирайте канцеляризмы, следите за тоном и обязательно перечитывайте текст перед отправкой, и ваше общение в профессиональной сфере позволит вам закрепить ваш профессиональный статус и поможет приобрести новых партнеров.