Как получить трудовую Е-книгу

Напомним, что 10 июня 2021 года вступил в силу Закон Украины от 05.02.2021 № 1217-IX об электронных трудовых книжках.

Чем хорошо такое нововведение? Для начала тем, что оцифровывание документов – это удобно, и переход трудовых книжек в онлайн-формат был лишь вопросом времени.

К тому же у электронной трудовой книжки много преимуществ:

• Удобный формат, который всегда под рукой.
• Быстрый доступ к нужной информации.
• Никакой бюрократии, бумажной работы.
• Автоматическое начисление пенсии.

Электронная трудовая книжка может отображать все данные о работнике: стаж, прием на работу, увольнение и т. д.

Учитывая, что переход на цифровые книжки – дело не быстрое, законодательство дало на этот процесс пять лет. А тем временем граждане могут пользоваться как старой, бумажной, так и электронной версией трудовой книжки. Само получение трудовой книжки происходит в три этапа.

Этап 1. Регистрируемся в ПФУ

Электронную версию трудовой книжки можно создать на государственном портале. Для начала нужно создать учетную запись.

Пользователь регистрируется на портале с помощью кода заявления, который он получает в одном из территориальных органов ПФУ.

Для этого нужно написать соответствующее заявление, а также предоставить паспорт и ИНН. Также нужно будет ввести логин и пароль.

Кроме того, можно просто войти в систему, используя любой из пяти способов, описанных ниже:

• С помощью сервиса ID.GOV.UA, через мобильный телефон или счет в любом из 27 банков Украины (Bank ID).
• Это можно сделать через квалифицированную электронную подпись (КЭП). Ее можно получить в налоговой службе или через интернет-банкинг в «ПриватБанк», ПУМБ, «Альфа-Банк», «Креди Агриколь Банк». Также получить КЭП можно в Государственной налоговой службе.
• «Дія.Підпис». Вам нужно установленное приложение «Дія» на телефоне и загруженные документы для активации «Дія.Підпис».
• Через токен. Вход через электронно-цифровую подпись на носителе, которая считывается через электронно-криптографическую библиотеку.   
• Через ЕПУ (электронное пенсионное удостоверение). Это вариант для тех, у кого есть электронное пенсионное удостоверение, которое можно вставить в картридер.

Самый популярный способ входа – через интернет-банкинг или «Дія.Підпис».

Этап 2. Формируем запрос на Е-трудовую

Итак, после удачной авторизации в личном кабинете пользователь может увидеть все данные о своем трудовом стаже. Для этого нужно только перейти в раздел «Электронная трудовая книжка».

Там же будет отображаться вся информация о пользователе, а именно:

• Общий трудовой стаж.
• Компании, в которых работал пользователь.
• Дата приема на работу.
• Дата увольнения.
• Основания увольнения и т. д.

Обратите внимание: сайт будет отображать данные по трудовому стажу начиная с 2004 года. Если ваша трудовая деятельность началась раньше, вы можете добавить информацию, прислав скан-копии документов. 

Что касается получения выдержки из электронной трудовой книжки и получения запроса, то тут последовательность следующая:

1. Перейдите к разделу «Запрос на получение электронных документов» в секции «Коммуникации с ПФУ».

2. В открывшемся окне выберите запрос на выдержку из электронной трудовой книжки.

Там же указываем свой номер телефона, основные данные и отправляем запрос в ПФУ.

Этап 3. Получаем трудовую Е-книжку

Обычно запрос обрабатывается моментально и готовый документ можно получить сразу после отправки такового в ПФУ.  

Для этого перейдите в раздел «Мои обращения», где будет отображена вся информация по статусу обращения и его выполнению.

Там же можно скачать выдержку из электронной трудовой книжки в pdf или формате электронного документа с ЕЦП (электронная цифровая подпись).

Теперь с электронной версией трудовой книжки вы можете подавать запросы онлайн, предоставлять необходимые данные о трудовом стаже и т. д.

Нужна ли запись в электронной трудовой книжке, если вы ФЛП?

Частные предприниматели должны вносить записи о трудовой деятельности только в одном случае: если у них работают наемные сотрудники.

Никаких данных о собственной предпринимательской деятельности вносить не нужно. Единственное, что рекомендуется сделать, это добавить пару скан-копий для ПФУ, а именно:

• Справка из Государственной налоговой службы про учет как субъекта предпринимательской деятельности.
• Справка из Единого государственного реестра юрлиц, физических лиц – предпринимателей и гражданских формирований про государственную регистрацию ФЛП.

Также данные о трудовом стаже могут вносить как работники, так и работодатели.