Современная деловая переписка – это уже далеко не тот формальный канцеляризм, которым она была на протяжении предыдущих десятилетий. В ней есть место результативной коммуникации, эмоциям и оценкам. С единственной поправкой – все общение происходит в официально-деловом стиле.
Как вести деловую переписку с коллегами, партнерами и клиентами для эффективного обмена информацией, предложениями и идеями – рассказываем в этой статье.
Современная деловая переписка – это процесс коммуникации в бизнес- и служебной среде посредством писем. Письма могут отправляться не только по электронной почте, но и в мессенджерах, чатах.
Деловая переписка способна решить множество задач: от приветствия нового сотрудника до поиска новых партнеров и закрытия крупнобюджетных сделок. Наиболее часто ее используют для:
В основе деловой переписки – письма, которые, согласно правилам официально-делового общения, должны соответствовать таким критериям:
В зависимости от содержания деловые письма делят на такие виды:
Вид делового письма |
Описание |
Информационное письмо |
Содержит информацию делового характера: инструкции, правила, нормативные документы и др. |
Уведомление |
Ключевая цель писем-уведомлений – сообщить о произошедших изменениях. Например, о смене платежных реквизитов, адреса расположения компании, наличии задолженности. |
Сопроводительное письмо |
Используется при отправке документации, у которой нет адресной составляющей. |
Письмо-претензия |
Составляется в случае нарушения одной из сторон ранее оговоренных условий сотрудничества. Цель – получить возмещение ущерба. Согласно правилам переписки, такому письму прикрепляют документы, которые подтверждают наличие нарушения и имеют доказательную силу. |
Запрос |
Отправляется с целью получить информацию, документы или официальные данные. |
Оповещение |
Информирует о предстоящем событии, приглашает поучаствовать в нем. Обязательно содержит сведения о дате и месте проведения ивента, программе, организационных моментах. |
Просьба |
Один из самых распространенных видов деловых писем. Используется, если компании нужно получить дополнительную информацию об услугах или товарах, согласовать дальнейшие действия в рамках сотрудничества и др. |
Ответ |
Такие письма являются ответом на письма-запросы, просьбы и оповещения. Могут быть как положительными, так и отрицательными. |
Это далеко не полный перечень возможных видов деловых писем. Такая корреспонденция может быть крайне разнообразной и также включает, например, письма-приглашения, благодарности, приветствия, гарантийные письма, письма-отказы и множество других видов официальной переписки.
Главное правило составления делового письма – это четкое следование структуре. Структура может отличаться в зависимости от вида и целей обращения. Однако общая последовательность изложения служебного письма в большинстве случаев выглядит следующим образом:
Согласно правилам деловой переписки по электронной почте, письмо должно иметь четкую структуру и не содержать лишней информации. Добавляйте в него лишь те составляющие, которые имеют прямое отношение к теме обращения.
Стандартный объем письма, за исключением приветствия и прощания, составляет 4–10 предложений, разбитых на абзацы по смысловой составляющей.
Однако могут быть и исключения. Если конкретное деловое письмо – это не первое обращение к адресату, то его объем зависит от того, какие моменты вынесены на обсуждение. В таком случае, чтобы сохранить правильную структуру и лаконичность, объемную информацию можно представлять во вложениях. Это могут быть, например, копии документов, примеры, ссылки на источники и др. Если в письме есть вложения, обязательно нужно в тексте письма указать их четкое описание.
Читайте также на нашем сайте: Что такое портфолио и как его составить.
Соблюдение правил написания делового письма не всегда гарантирует эффективность коммуникации. Очень часто при ведении деловой переписки допускаются ошибки, которые снижают результативность письменного общения. Рассмотрим подробнее самые распространенные среди них.
Тема – это первое, что видит получатель. Она создает первое впечатление и задает дальнейший тон общения. Тема должна раскрыть запрос и привлечь внимание получателя – от этого зависит скорость ответа и его наличие в целом.
Как не стоит делать:
Оптимальная длина темы – до семи слов, которые отображают цель переписки.
Эксперты также рекомендуют указывать в теме конкретную задачу, если таковая содержится в письме. Например: «Доклад: одобрить до 15 ноября, 17:00» или «Реквизиты: оплата до 20 декабря».
С помощью структуры отправитель расставляет смысловые акценты, выделяет главные мысли, делает чтение письма и восприятие информации максимально комфортными для получателя. Если в письме нет структуры, адресату приходится самому продираться сквозь поток мыслей отправителя.
Как не стоит делать:
Структурированность текста, последовательность изложения играют решающую роль в официальной переписке. Перед отправкой лучше прочитать письмо вслух и убедиться, что мысль изложена логически верно и понятно для читателя.
Как не стоит делать:
Несмотря на то, что официальные письма предусматривают деловой стиль, переписка все же должна быть понятной обеим сторонам. В одном письме должна быть одна цель, а в каждом его предложении – только одна главная мысль. Следует составлять простые и понятные обращения, без сложных конструкций и фраз, которые могут быть истолкованы двояко или ввести получателя в заблуждение.
Избегайте в своих письмах:
Грамотно составленное письмо – признак уважения к получателю. Ошибки, даже если они вызваны автокоррекцией или являются банальными опечатками, свидетельствуют о том, что отправитель не утруждал себя перечитыванием письма и исправлением ляпов.
Избегайте в официальных письмах:
Перед отправкой письма следует перечитать текст, убедиться, что имя и должность получателя написаны правильно. При необходимости грамотность текста можно проверять через специальные сервисы, например, text.ru, Advego, «Орфограммка» или даже стандартные инструменты Google Docs.
Банальное отсутствие вежливости, грубость, хамство или некорректные фразы в деловой переписке отбивают желание вести дальнейшую коммуникацию. Упрощая текст и убирая ненужные детали, не следует забывать о рамках. Всегда сохраняйте дружелюбный тон, не забывайте о банальной вежливости и корректности.
В официальной переписке избегайте:
Пример письма-предложения по замещению открытой вакансии:
Пример письма-ответа с условиями сделки:
Пример письма-благодарности:
Читайте также на нашем сайте: Как составить характеристику с места работы.
Официальное письмо – это в первую очередь документ. Поэтому деловая переписка имеет свои правила, выполнение которых помогает сохранить деловую репутацию и наладить эффективную коммуникацию. Придерживайтесь правильной структуры письма, убирайте канцеляризмы, следите за тоном и обязательно перечитывайте текст перед отправкой, и ваше общение в профессиональной сфере позволит вам закрепить ваш профессиональный статус и поможет приобрести новых партнеров.