Діловий лист англійською

Куди сьогодні без англійської? Що б не говорили, а ця мова продовжує захоплювати планету, вкотре підтверджуючи звання мови світового масштабу.

Діловий лист англійською

1509

0

Одна із основних сфер діяльності, у якій без володіння англійською мовою сьогодні буде затісно – це бізнес. Лише уявіть: вам необхідно відправити співробітника на зустріч із міжнародним партнером або послати в іноземну компанію діловий лист англійською, а у вас немає персоналу, здатного виконати ці героїчні завдання.

З англомовним співробітником все просто, а точніше – зовсім не просто: про наявність подібних навичок бажано дізнаватися під час його прийняття на роботу. Безперечно, компанії піде на користь, якщо у її штаті буде один-два фахівці, які володіють англійською на рівні В.

Читайте також: Топ-5 найприбутковіших напрямів у IT – аналіз LC Work

Що стосується ділового листування англійською, то ці навички може отримати і хтось із наявного штату, хто має базові знання мови та здатен навчитись спеціальній термінології. У веденні англомовного листування немає нічого вкрай складного, треба лише засвоїти декілька правил та попрактикуватися із обов'язковою оцінкою людей, які знаються на цій справі. Отже, перейдімо до двох базових правил написання англомовного послання.

Правило 1: Діловий лист англійською потрібно спланувати

Слід почати з того, що незалежно від «національності» ділового листа він має відповідати загальним правилам корпоративної етики. Окрім того, ділове листування англійською має свої нюанси.

Отже, перед написанням ділового повідомлення англійською співробітник має поставити собі декілька запитань:

  • Хто є одержувачем листа?
  • Яку мету він переслідує?
  • Які теми у ньому дозволені, а які – небажані?
  • Чи хочу я отримати відповідь?

Відправник має бути вкрай перебірливий і обачний під час написання конфіденційної інформації, адже електронна пошта часто піддається злому.

Читайте також: Топ-5 найприбутковіших напрямів у IT – аналіз LC Work

Правило 2: Діловий лист англійською повинен мати певну структуру

Перед тим як почати лист англійською, слід ретельно ознайомитися з його структурою. Від правильності її складання залежить, чи досягне повідомлення своєї мети. Для наочності наведемо структуру ділового листа у вигляді таблиці.

Таблиця 1. Структура ділового листа англійською мовою

Структура Опис
Адреси відправника та одержувача (Heading)

У верхньому рядку форми електронного листа записується адреса електронної пошти (email address) одержувача. Важливо написати її без найменшої помилки. Будь-яка неточність (тире замість крапки, пропуск замість нижнього підкреслення) – і лист не дійде до адресата. Наступний рядок – для адреси електронної пошти відправника

Тема (Subject)

Важливий момент: за відсутності теми адресат може зовсім проігнорувати послання. Бажано вкластися в декілька слів, що відображають головний посил електронного листа. Наприклад: Marketing Meeting Agenda (план зустрічі з маркетингу). У разі коли нам потрібна негайна реакція на повідомлення, перед описом теми можна вставити слово PLEASE READ (БУДЬ ЛАСКА, ПРОЧИТАЙТЕ) або URGENT (СРОЧНО)

Звернення (Salutation)

Ділове листування, зрозуміло, починається із звернення. В англійській версії вважається важливим вказівку статі: Mr – для чоловіків, Ms – для жінок. Раніше після звернення до одержувача ставили кому або двокрапку, зараз стало модним зовсім не користуватися знаками пунктуації у англомовних листах. 

приклади:

  • Dear Mr. Johns – звертаються до певної людини чоловічої статі
  • Dear Ms. Johns – звертаються до певної людині жіночої статі (причому неважливо, перебуває дама в шлюбі чи ні)
  • Dear Sir or Madam – звернення використовується, коли відправник не впевнений, хто відповідатиме на повідомлення: чоловік або жінка
To whom it may concern – звертаються у тому випадку, коли відправник пише на пошту організації і не знає, хто із її працівників відповідатиме на повідомлення
Основна частина (Body)

Основна частина, як правило, має починатися із вітання, подяки та формулювання основної теми послання.

Найбільш популярні фрази для листа англійською, що часто зустрічаються в основної його частині, можна легко знайти у відкритих джерелах. Ось деякі з них:

  • I would be grateful if you could (Я був би дуже вдячний, якби ви могли)
  • Could you possibly tell us / let us have (Не могли б ви повідомити нам)
Після нетривалого вступу необхідно сформулювати основну думку листа буквально у декількох реченнях. Для більшої наочності текст листа можна ділити на абзаци
Заключна частина (Closing)

У заключній частині листа можна нагадати про те, наскільки запит терміновий, висловити подяку за приділений час, а також уточнити, яких дій відправник очікує від одержувача листа.

Приклади:

  • I would appreciate your immediate attention to this matter (Я був би дуже вдячний за вашу невідкладну увагу до цієї справи)
I look forward to hearing from you (Чекаю на вашу відповідь)
Закінчення листа (Signature)

Будь-яке корпоративне листування англійською має закінчуватися на поважній ноті, навіть якщо привід для листа пов'язаний з не дуже приємними подіями (заборгованістю, простроченням тощо).

Приклади:

  • Yours sincerely (З повагою)
Best regards (З найкращими побажаннями)

На останок зауважимо, що останнім часом роботодавці стали більше уваги приділяти вмінню співробітників вести ділове листування англійською мовою. Так, наприклад, проаналізувавши вакансії в Дніпрі, можна дійти висновку, що володіння англійською на рівні, достатньому для складання грамотного і точного листа, істотно прискорить пошук роботи кандидатам на певні вакантні посади.

Публікація була цікавою та пізнавальною? Отримуй ще більше корисної інформації, а також знаходи круті вакансії та резюме на LC Work.

Коментарі