Правила ділового листування

Поява альтернативних до електронної пошти способів зв’язку спростила правила ділового спілкування. Тепер є можливість швидко зв’язатись з діловим партнером, потенційним роботодавцем або колегами з роботи через месенджери в соціальних мережах.

Правила ділового листування

Автор LC Work

10.12.2021 | 02:45

243

Спілкування через соціальні мережі також зробило листування менш формалізованим. Те, що раніше вважалось неприпустимим у діловому листуванні, тепер є якщо не нормою, то цілком припустимим. А втім, правила ділового листування ніхто не скасовував, тому їх потрібно знати, щоб часом не потрапити у досить неприємну ситуацію та не виглядати невігласом. Яким є етикет ділового листування у сучасному світі бізнесу та про що потрібно пам’ятати, коли ведеш листування з незнайомою людиною – дізнався сайт з пошуку роботи Login Casino Work.

12 правил ділового листування

Зробіть тему листування максимально зрозумілою

Тема має бути максимально лаконічною та змістовною. Адресат повинен одразу зрозуміти, про що йдеться, та за потреби потім одразу знайти ваш лист серед багатьох інших. Якщо прохання термінове, то в темі ділової переписки варто вказати дату. Наприклад, «Зробити макет палітурки до вівторка, 1 червня 2021 року». Це дасть змогу адресату одразу звернути на нього увагу та вписати у свій розклад. 

Дотримуйтесь мовних норм

Не поспішайте відправити листа, навіть якщо питання вкрай термінове. Знайдіть декілька хвилин та перевірте текст ділового листа на наявність граматичних помилок та пунктуації. Звісно, якщо ви не філолог, то зовсім уникнути помилок навряд чи вдасться, але принаймні можна не припускатись таких, що будуть одразу впадати в око. Інакше вас можуть сприйняти за легковажну та неосвічену людину або таку, що не поважає час інших.

Використовуйте звертання за іменем

Намагайтесь звертатись до людини, використовуючи таку форму імені, якою вона вам назвала себе під час знайомства. Не називайте Олену – Лєною, а Джона – Іваном.

Робіть лист структурованим, використовуйте абзаци

Читайте також: Як знайти своє покликання – топ-5 порад

Якщо в листі необхідно обговорити декілька питань, розбийте текст на абзаци. Кожен із них можна пронумерувати або супроводити відповідним заголовком. Викладайте інформацію чітко, логічно та візуально зрозуміло, не перескакуючи між темами. Якщо текст листа буде сумбурним, адресат може відкласти його, щоб потім за нагоди розглянути уважніше, а надалі може зовсім про нього забути. Пам’ятайте, що ділове листування – це один із способів вирішення важливих питань стосовно бізнесу, в діловому світі більше за все цінується час.

Поважайте особисті кордони

Це означає не робити припущень щодо того, про що думає адресат, не вирішувати за нього, що йому приємно, а що ні. Пам'ятайте про оформлення листа з повагою та турботою про особисті кордони людини, яка буде його читати.

Правильно оформлюйте додатки

Дуже часто ділові листи в комерційній роботі містять документи. Це може бути комерційна пропозиція, зразок контракту, прайси тощо. Якщо ви маєте намір відправити разом з листом додаток, напишіть про це в тілі листа. Зайнятим людям іноді доводиться переглядати пошту з мобільних телефонів, у такому форматі адресат може просто не помітити додаток або не зможе його відкрити.

Висловлюйте своє прохання у коректній формі

Ще одна річ, яку правила ділової переписки вважають неприпустимою – маніпуляція з метою отримання певної вигоди. Заборонено тиснути на почуття відповідальності, совість, лестити самолюбству та викликати у людини провину. Наприклад, вам потрібна послуга від колеги. Напишіть прямо у коректній формі, що вам потрібно. Маніпулювання тим, що колега повинна виручити вас через те, що вона «чудовий фахівець» і «чуйна людина», – заборонений прийом. Такі речі одразу впадають в очі і можуть викликати реакцію зворотну до очікуваної.

Критикуйте або висловлюйте схвалення роботі, а не особистості

Пам’ятайте, що таке діловий лист – це процес бізнес- та комерційної комунікації між різними людьми. Не варто переходити на особистості в жодному разі. Якщо дизайнер виконав роботу неякісно, напишіть відверто, що запропонований ним макет не сподобався користувачам. Писати такі слова, як «дилетант», «профан», «аматор», буде зайвим. Абсолютно неприйнятним є використання лайки.

Заборона переходу на особистості стосується не лише критики, а й похвали. Досить щиро подякувати людині за якісно виконану роботу чи прийняте рішення, якщо спілкуєтесь з керівництвом. Називати шефа «наймудрішим з-поміж людей» буде недоречно, навіть якщо в того чудове почуття гумору.

Утримайтесь від обговорення у листуванні третіх осіб. Ланцюжок обговорення може потрапити до тієї людини, про яку йшла мова, і це може ускладнити стосунки в колективі. Пишіть лише те, про що ви легко можете сказати людині в очі.

Вибачайтесь щиро та пропонуйте компенсацію, відповідну завданим збиткам

Не обходиться ділова українська мова без листа вибачення, написання якого теж має бути коректним. На жаль, помилки під час роботи трапляються у всіх. Часом так буває через нашу провину, часом через третіх осіб, часом так складаються обставини. Якщо ви отримали листа від розгніваного клієнта, який містить лайку чи грубощі, відповідати в тій же тональності не варто. Навіть якщо ви спробуєте замаскувати грубіть ввічливістю чи іронією, адресат це відчує. Чудовим виходом із ситуації буде добре обміркована відповідь та пояснення ситуації. Тон пояснення має бути спокійним та рівним, без зайвих емоцій. Якщо вашої провини немає, вибачатись та виправдовуватись не варто.

Якщо у тому, що трапилось, є ваша провина, правильно буде вибачитись та запропонувати компенсацію або варіант виходу із ситуації, який влаштує вашого ділового партнера, клієнта, постачальника тощо. Продумайте декілька варіантів, що ви можете запропонувати – знижку, послугу за рахунок фірми, презент.

Вміння вибачатись та приймати вибачення характеризує людину як розважливу та помірковану особу, яка здатна приймати дорослі рішення та ставити ділові інтереси вище власних емоцій.

Термінові питання краще вирішувати особисто або по телефону

Якщо справа термінова та вимагає негайного вирішення, буде доречно зателефонувати. Якщо мова йде про колегу з роботи – зайти особисто. Як говорить книга про ділове листування, на листи від знайомих прийнято відповідати протягом доби. Листи від незнайомців можуть чекати відповіді тиждень. А тепер уявіть ситуацію, коли вам потрібно вирішити питання терміново, а людина не знає про це і спокійно займається власними справами. Часом люди замість телефонного дзвінка починають писати повідомлення одне за одним, вимагаючи негайної відповіді. Так робити не варто. Краще зробити один телефонний дзвінок та швидко все обговорити, не дратуючи людину.

Телефонувати та обговорювати питання особисто також варто, коли мова йде про складний документ, що містить спірні питання. Краще один раз все узгодити в розмові, ніж витрачати час на тривале листування. Якщо документ необхідно переслати поштою, зазначте в самому повідомленні ключові моменти, які ви б хотіли обговорити, та домовтесь заздалегідь про телефонну розмову.

Читайте також: Як знайти своє покликання – топ-5 порад

Непристойним є відправляти пошту після закінчення робочого дня, якщо ви не домовлялись про це заздалегідь.

Як бути з листами незнайомій людині?

Для багатьох із нас справжнім випробуванням є написання листа незнайомій людині. Наприклад, ви побачили цікаві вакансії в Дніпрі та вважаєте себе ідеальним кандидатом на одну з них. В оголошенні була тільки поштова скринька, на яку потрібно надіслати лист та резюме. Часом в Інтернеті можна зустріти інформацію, що в таких випадках потрібно спочатку привернути увагу адресата, а вже потім пояснювати, з якою метою ви до нього звертаєтесь. Але цей підхід недоречний у діловому листуванні. Краще написати спокійно та чесно про те, що ви побачили оголошення, воно вас зацікавило та ви хотіли б дізнатись детальніше про вакансію. Згадайте ту публікацію в Інтернеті, яка вас зацікавила, так ви продемонструєте адресату зацікавленість у його діяльності. Якщо ви пишете людині за рекомендацією спільних знайомих, можна згадати їх. Обов’язково назвіть себе, поставте у підпис повне ім’я, щоб, відповідаючи на ваш лист, людина знала, як до вас звертатись.

Часом буває доречно зробити комплімент людині, з якою ви обмінюєтесь повідомленнями щодо роботи. Робіть компліменти щиро та не переступайте межу.

Зверніть увагу на ім’я вашої поштової скриньки

Всі люблять часом пожартувати, але залиште жарти для друзів та рідних, у діловому спілкуванні краще дотримуватись формальностей. Добре, коли ваша поштова скринька містить прізвище та ім’я у повному або скороченому варіанті. Не варто для робочої пошти обирати акаунт з ім'ям, скажімо, [email protected] Отримавши повідомлення з такого мейлу, адресат може подумати, що це таке жартівливе повідомлення, розіграш або спам, на який не потрібно відповідати.

Використовуючи ці прості правила адресації листів та спілкування через електронну пошту, ви справите враження порядної, відповідальної, грамотної та врівноваженої людини.

Для тих, кого цікавить пошук роботи та наявність актуальних вакансій за обраним фахом, рекомендуємо підписатись на оновлення сайту та наші сторінки в соціальних мережах. На сторінках ресурсу Login Casino Work здобувач може знайти багато корисної інформації щодо працевлаштування та рекомендації від відомих ейчарів щодо того, як успішно пройти важливу співбесіду та отримати роботу своєї мрії.

Публікація була цікавою та пізнавальною? Отримуй ще більше корисної інформації, а також знаходи круті вакансії та резюме на LC Work.