Деловое письмо на английском

Куда в наше время без английского? Что бы ни говорили, а этот язык продолжает захватывать планету, в очередной раз подтверждая звание языка мирового масштаба.

Деловое письмо на английском

1525

0

Одна из основных сфер деятельности, в которой без владения английским языком сегодня будет несколько тесно – это бизнес. Только представьте: вам необходимо направить сотрудника на встречу с международным партнером или отправить в иностранную компанию деловое письмо на английском, а у вас нет персонала, способного выполнить эти героические задания.

С англоговорящим сотрудником все просто, а точнее – совсем не просто: подобные навыки желательно узнавать при его приеме на работу. Бесспорно, компании пойдет на пользу, если в ее штате будет один-два специалиста, владеющих английским на уровне В.

Что касается деловой переписки на английском, то эти навыки может получить и действующий сотрудник, имеющий базовые знания языка и способный к обучению специальной терминологии. В ведении англоязычной переписки нет ничего запредельно сложного, надо лишь усвоить несколько правил и попрактиковаться с обязательной оценкой людей, знающих толк в данном деле. Итак, перейдем к двум базовым правилам написания англоязычного послания.

Читайте также: Топ-5 прибыльных направлений в IT – анализ LC Work

Правило 1: Деловое письмо на английском нужно спланировать

Следует начать с того, что вне зависимости от «национальности» делового письма, оно должно соответствовать общим правилам корпоративной этики. Кроме того, деловая переписка на английском имеет свои тонкости.

Итак, перед написанием делового сообщения на английском сотрудник должен задать себе несколько вопросов:

  • Кто является получателем письма?
  • Какую цель оно преследует?
  • Какие темы в нем разрешены, а какие – нежелательны?
  • Хочу ли я получить ответ?

Отправитель должен быть крайне разборчив при написании конфиденциальной информации, ведь электронная почта зачастую подвергается взлому.

Правило 2: Деловое письмо на английском должно иметь определенную структуру

Читайте также: Топ-5 прибыльных направлений в IT – анализ LC Work

Перед тем как начать письмо на английском, следует тщательно ознакомиться с его структурой. От правильности ее составления зависит, достигнет ли сообщение своей цели. Для наглядности представим структуру делового письма в виде таблицы.

Таблица 1. Структура делового письма на английском языке

Структура Описание
Адреса отправителя и получателя (Heading)

В самой верхней строчке формы электронного письма записывается адрес электронной почты (email address) получателя. Важно написать его без малейшей ошибки. Любая неточность (тире вместо точки, пробел вместо нижнего подчеркивания) – и письмо не дойдет до адресата. Следующая строка – для адреса электронной почты отправителя

Тема (Subject)

Важный момент: в отсутствие темы адресат может и вовсе проигнорировать послание. Желательно уложиться в несколько слов, отражающих главный посыл электронного письма. Например: Marketing Meeting Agenda (план встречи по маркетингу). В случае когда нам требуется немедленная реакция на сообщение, перед описанием темы можно вставить слово PLEASE READ (ПОЖАЛУЙСТА, ПРОЧТИТЕ) или URGENT(СРОЧНО)

Обращение (Salutation)

Деловая переписка, разумеется, начинается с обращения. В английской версии считается важным указание пола: Mr – для мужчин, Ms – для женщин. Раньше после обращения к получателю ставили запятую или двоеточие, сейчас стало модным вовсе не пользоваться знаками препинания в англоязычных письмах. 

Примеры:

  • Dear Mr. Johns – обращаются к определенному человеку мужского пола
  • Dear Ms. Johns – обращаются к определенному человеку женского пола (причем неважно, состоит дама в браке или нет)
  • Dear Sir or Madam – обращение используется, когда отправитель не уверен, кто будет отвечать на сообщение: мужчина или женщина
To whom it may concern – обращаются в том случае, когда отправитель пишет на почту организации и не знает, кто из ее работников будет отвечать на сообщение
Основная часть (Body)

Основная часть, как правило, должна начинаться с приветствия, благодарности и формулировки основной темы послания. Наиболее популярные фразы для письма на английском, часто встречающиеся в основной его части, можно легко найти в открытых источниках. Вот некоторые из них:

  • I would be grateful if you could (Я был бы очень благодарен, если бы вы могли)
  • Could you possibly tell us / let us have (Не могли бы вы сообщить нам)
После непродолжительного вступления необходимо сформулировать основную мысль письма буквально в нескольких предложениях. Для большей наглядности текст письма можно делить на абзацы
Заключительная часть (Closing)

В заключительной части письма можно напомнить о том, насколько запрос срочный, выразить благодарность за уделенное время, а также уточнить, каких действий отправитель ожидает от получателя письма.

Примеры:

  • I would appreciate your immediate attention to this matter (Я был бы очень признателен за ваше неотложное внимание к этому делу)
I look forward to hearing from you (Жду вашего ответа)
Окончание письма (Signature)

Любая корпоративная переписка на английском должна заканчиваться на уважительной ноте, даже если повод для письма связан с не очень приятными событиями (задолженности, просрочки и т. п.).

Примеры:

  • Yours sincerely (С уважением)
Best regards (С наилучшими пожеланиями)

В заключение необходимо заметить, что в последнее время работодатели стали больше внимания уделять умению сотрудников вести деловую переписку на английском языке. Так, например, проанализировав вакансии в Днепре, можно прийти к выводу, что владение английским на уровне, достаточном для составления грамотного и точного письма, существенно ускорит поиск работы кандидатом на определенные вакантные должности.  

Публикация была интересной и познавательной? Получай еще больше полезной информации, а также находи крутые вакансии и резюме на LC Work.

Комментарии