Правила деловой переписки

Появление альтернативных электронной почте способов связи упростило правила делового общения. Теперь существует возможность быстро связаться с деловым партнером, потенциальным работодателем или коллегами через мессенджеры в социальных сетях.

Правила деловой переписки

675

0

Такое общение сделало переписку менее формализованной. То, что раньше считалось недопустимым в деловой переписке, теперь стало если не нормой, то вполне допустимым. Тем не менее правила деловой переписки никто не отменял, поэтому их нужно знать, чтобы время от времени не попадать в неприятные ситуации и не выглядеть невеждой. Каков этикет деловой переписки в современном мире бизнеса, о чем нужно помнить, когда ведешь переписку с незнакомым человеком, – узнавал сайт поиска работы Login Casino Work.

12 правил деловой переписки

Сделайте тему переписки максимально понятной

Заголовок должен быть максимально лаконичным, содержательным. Адресат должен сразу понять, о чем идет речь, чтобы при необходимости потом сразу найти нужное письмо среди многих других. Если просьба срочная, то в теме деловой переписки следует указать дату. Например, «Сделать макет обложки до вторника, 1 июня 2021 года». Это позволит адресату сразу обратить на него внимание, вписать в свое расписание.

Следуйте языковым нормам

Не спешите отправить письмо, даже если вопрос крайне срочный. Найдите несколько минут, проверьте текст делового письма на наличие грамматических ошибок и пунктуацию. Конечно, если вы не филолог, совсем избежать ошибок вряд ли удастся, но, по крайней мере, можно не допускать те, которые будут сразу попадаться на глаза. Иначе вас могут посчитать легкомысленным, безграмотным человеком или таким, который не уважает время других.

Используйте обращение по имени

Старайтесь обращаться к человеку, используя такую форму имени, которой он вам назвал себя при знакомстве. Не называйте Оксану – Ксенией, а Джона – Иваном.

Делайте письмо структурированным, используйте абзацы

Если в письме необходимо обсудить несколько вопросов, разбейте текст на абзацы. Каждый из них можно пронумеровать или сопроводить соответствующим заголовком. Излагайте информацию четко, логично, визуально понятно, не перескакивайте между темами. Если текст письма будет сумбурным, адресат может отложить письмо, чтобы потом при случае рассмотреть более внимательно, а в дальнейшем может совсем о нем забыть. Помните, что деловая переписка – это один из способов решения принципиальных деловых вопросов, а в мире бизнеса больше всего ценится время.

Уважайте личные границы

Это значит, что не стоит строить предположения относительного мыслей и чувств собеседника, не решайте за него, что ему приятно, а что нет. Помните про оформление письма с уважением личных границ человека, который будет его читать.

Читайте также: Как найти свое призвание – топ-5 советов

Правильно оформляйте вложения

Очень часто деловые письма в коммерческой работе содержат документы. Это может быть коммерческое предложение, образец договора, прайсы и тому подобное. Если вы намерены отправить вместе с письмом вложение, напишите об этом в теле письма. Занятым людям иногда приходится просматривать почту с мобильных телефонов, в таком формате адресат может просто не заметить вложение или не сможет его открыть.

Выражайте просьбу корректно

Еще одна вещь, которую правила деловой переписки считают недопустимой – манипуляция с целью получения определенной выгоды. Запрещено давить на чувства ответственности, совести, льстить самолюбию, вызывать у человека вину. Например, вам нужна услуга от коллеги по работе. Напишите прямо в корректной форме, что вам нужно. Манипулирование тем, что коллега должна выручить вас, ибо она – «замечательный специалист», «отзывчивый человек», – запрещенный прием. Такие вещи сразу бросаются в глаза и могут вызвать реакцию обратную к ожидаемой.

Критикуйте, высказывайте одобрение работе, а не личности

Помните, что такое деловое письмо – это процесс бизнес- и коммерческой коммуникации между разными людьми. Не стоит переходить на личности в любом случае. Если дизайнер выполнил работу некачественно, напишите откровенно, что предложенный им макет не понравился пользователям. Писать такие слова, как «дилетант», «профан», «аматор», будет лишним. Абсолютно неприемлемым является использование ругательств.

Запрет перехода на личности касается не только критики, но и похвалы. Достаточно искренне поблагодарить человека за качественно выполненную работу, принятое решение – если общаетесь с руководством. Называть шефа «наимудрейшим среди людей» будет неуместно, даже если у него замечательное чувство юмора.

Воздержитесь от обсуждения в переписке третьих лиц. Цепочка обсуждения может попасть к тому человеку, о котором шла речь, и осложнить отношения в коллективе. Пишите только то, о чем можете легко сказать человеку лично.

Извиняйтесь искренне и предлагайте компенсацию, соответствующую нанесенным убыткам

Не обходится деловой украинский язык без письма извинения, написание которого тоже должно быть корректным. К сожалению, ошибки в работе случаются у всех. Иногда так бывает по нашей вине, порой из-за третьих лиц, порой так складываются обстоятельства. Получив письмо от разгневанного клиента, содержащее ругательства или грубости, отвечать в той же тональности не стоит. Даже если попробуете замаскировать грубость нарочитой вежливостью или иронией, адресат почувствует. Замечательным выходом из ситуации будет хорошо обдуманный ответ, объяснение ситуации. Тон объяснения должен быть спокойным, ровным, без лишних эмоций. Если вашей вины нет, извиняться и оправдываться не стоит.

Если в случившемся есть ваша вина, правильно будет извиниться и предложить компенсацию, вариант выхода из ситуации, который устроит вашего делового партнера, клиента, поставщика и тому подобное. Продумайте несколько вариантов, которые вы можете предложить – скидку, услугу за счет фирмы, презент.

Умение извиняться и принимать извинения характеризует человека как рассудительную и умеренную личность, которая способна принимать взрослые решения и ставить деловые интересы выше собственных эмоций.

Срочные вопросы лучше решать лично или по телефону

Если дело срочное и требует немедленного решения, будет уместно позвонить. Если речь идет о коллеге по работе – зайти лично. Как говорит книга о деловой переписке, на письма от знакомых принято отвечать в течение суток. Письма от незнакомцев могут ждать ответа неделю. А теперь представьте ситуацию, когда вам нужно решить вопрос срочно, а человек не знает об этом и спокойно занимается собственными делами. Иногда люди вместо телефонного звонка начинают писать сообщения одно за другим, требуя немедленного ответа. Так делать не стоит. Лучше сделать один телефонный звонок и быстро все обсудить, не раздражая человека.

Звонить и обсуждать вопросы лично также стоит, когда речь идет о сложном документе, содержащем спорные вопросы. Лучше один раз все согласовать в разговоре, чем тратить время на длительную переписку. Если документ необходимо переслать по почте, укажите в самом сообщении ключевые моменты, которые вы бы хотели обсудить, и договоритесь заранее о телефонном разговоре.

Читайте также: Как найти свое призвание – топ-5 советов

Неприличным считается отправлять почту по окончании рабочего дня, если вы не договаривались об этом заранее.

Как быть с письмами незнакомому человеку?

Для многих настоящим испытанием является написание письма незнакомому человеку. Например, соискатель увидел интересные вакансии в Днепре и считает себя идеальным кандидатом на одну из них. В объявлении указан почтовый ящик, на который следует отправить письмо и резюме. Время от времени в Интернете можно встретить информацию, что в таких случаях нужно сначала привлечь внимание адресата, а уже потом объяснять, с какой целью обращаетесь. Но этот подход неуместен в деловой переписке. Лучше написать спокойно и честно о том, что увидели объявление, оно вас заинтересовало, хотите узнать подробнее о вакансии. Упомяните в переписке публикацию в Интернете, которая заинтересовала. Так продемонстрируете адресату заинтересованность в его деятельности. Если пишете человеку по рекомендации общих знакомых, можно вспомнить их. Обязательно назовите себя, подпишитесь полным именем, чтобы, отвечая на ваше письмо, человек знал, как к вам обращаться.

Иногда бывает уместно сделать комплимент человеку, с которым обмениваетесь сообщениями по работе. Делайте их искренне, от всего сердца, и не переступайте черту.

Обратите внимание на имя вашего почтового ящика

Все любят время от времени пошутить, однако оставьте шутки для друзей и родных, в деловом общении лучше придерживаться формальностей. Хорошо, когда почтовый ящик содержит фамилию и имя в полном или сокращенном варианте. Не стоит для рабочей почты выбирать аккаунт с именем, скажем, [email protected] Получив сообщение с такого мейла, адресат может подумать, что это такое шутливое сообщение, розыгрыш или спам, на который не нужно отвечать.

Используя эти простые правила адресации писем и общения по электронной почте, вы произведете впечатление порядочного, ответственного, грамотного и уравновешенного человека.

Для тех, кого интересует поиск работы и наличие актуальных вакансий по выбранной специальности, рекомендуем подписаться на обновления сайта и наши страницы в социальных сетях. На страницах ресурса Login Casino Work соискатель может найти много полезной информации по трудоустройству и рекомендации от известных эйчаров о том, как успешно пройти важное собеседование, чтобы получить работу своей мечты.

Публикация была интересной и познавательной? Получай еще больше полезной информации, а также находи крутые вакансии и резюме на LC Work.

Комментарии