У яких саме випадках співробітнику може знадобитися характеристика, хто відповідає за її складання, як її правильно оформити й чи слід узгоджувати зміст із працівником – розповідаємо в цій статті, наводимо реальні приклади документів, зразки та шаблони.

У яких випадках складають характеристику на працівника

Характеристика на співробітника – це офіційний діловий документ, у якому зазначена інформація про працівника з професійного погляду, дано оцінку його особистісним та діловим якостям.

Письмовий опис професійних якостей співробітника потрібен:

• у разі прийому на нове місце роботи (найпоширеніший випадок, коли потенційному роботодавцю недостатньо рекомендаційного листа та біографії кандидата);
• для оформлення кредиту в банку;
• для подання до судових органів за участю людини в справах певної категорії;
• під час усиновлення, оформлення опікунства;
• під час вступу до освітніх установ.

Документ для характеристики працівника видають як на його власну вимогу, так і в відповідь на запити сторонніх організацій, наприклад органів опіки, банку, суду тощо. У такому разі характеристика є зовнішньою, тобто складеною для надання в організації чи державні органи поза компанією.

Складати характеристику можуть і у відповідь на запит всередині компанії, якщо потрібно:

• перевести співробітника до іншого відділу або на вищу посаду;
• висунути кандидатуру на преміювання чи нагородження;
• призначити відповідального за важливе доручення;
• провести атестацію;
• створити кадровий резерв;
• розслідувати службову подію;
• розв’язати складний робочий конфлікт.

Окрім зовнішньої та внутрішньої характеристики, також виділяють виробничу – такий документ складають під час проходження співробітником медичної експертизи та визначення ступеня втрати працездатності для оформлення групи інвалідності.

Хто відповідає за складання характеристики

Відповідальний за складання характеристики визначається типом документа, що потрібно скласти. Наприклад, надати зовнішню чи внутрішню характеристику з місця роботи для жінки чи чоловіка може прямий керівник чи уповноважений спеціаліст відділу кадрів.

Слід довірити це завдання тому, хто краще знає співробітника та може скласти об’єктивний опис. Тому здебільшого кадрові фахівці просять підготувати характеристику безпосереднього начальника спеціаліста.

Оформити виробничу характеристику можна лише за участю спеціаліста з охорони праці, оскільки такий папір вимагає детального опису умов роботи та впливу на працівника факторів виробництва.

Втім, у трудовому законодавстві України нема норм, що зобов’язують роботодавця видавати характеристику працівнику на його прохання/запит. У зв’язку з цим, навіть якщо працівник звернеться до роботодавця в порядку, передбаченому Законом «Про звернення громадян», письмова відмова у наданні такого документа не порушить ані трудових прав працівника, ані його прав, передбачених вказаним законом. Адже дія цього закону не поширюється на порядок розгляду заяв і скарг громадян, встановлений трудовим законодавством.

«Справді, КЗпП не містить не лише положень про обов’язок роботодавця давати характеристику працівнику за його запитом, але й згадки про такий документ, – наголошує юрист Василь Нечипоренко, “ЮРИСТ & ЗАКОН”. – До того ж перелік основних трудових прав працівників, вказаний у ст. 2 КЗпП, не робить навіть непрямої вказівки на таку можливість. Водночас цей перелік прав не є закритим і передбачає, що працівники можуть мати й інші права, передбачені законодавством. Тому не можна однозначно стверджувати, що рішення про видання характеристики залишається суто на розсуд роботодавця без певних зобов’язань для нього».

Про позитивні та негативні характеристики

Оскільки характеристика обов’язково має бути об’єктивною, вона може бути як позитивною, так і негативною.

Негативну характеристику від позитивної відрізняє наявність опису:

• непрофесійного ставлення до роботи;
• негативних особистісних якостей, що заважають виконанню прямих робочих завдань;
• глобальних помилок, яких працівник припускався під час виконання обов’язків.

Своєю чергою, у позитивній характеристиці на співробітника вказують:

• досвід, ділові якості та навички, які дають фахівцеві змогу якісно виконувати свою роботу;
• ступінь відповідальності під час виконання доручених завдань;
• особисті якості, які допомагають покращувати якість роботи та налагоджувати відносини у команді;
• особливі досягнення, нагороди.

Роботодавець не зобов’язаний узгоджувати документ із працівником. Однак, якщо працівник не погоджується із зазначеною в негативній характеристиці інформацією, він може звернутися до роботодавця з офіційною письмовою претензією. Документ також можна оскаржити у судовому порядку.

Зміст характеристики з місця роботи

Зміст та зразок характеристики залежать від того, куди її надаватиме працівник. Залежно від місця адресації документа також обирають формулювання якостей співробітника та розставляють акценти.

Стандартна характеристика з місця роботи, яку можна навести як зразок, обов’язково містить такі розділи, представлені в чіткому порядку:

Важливо: не слід додавати в характеристику відомості про сімейний стан співробітника, наявність у нього дітей або інші дані особистого характеру. Роботи ці відомості не стосуються. Додавати таку інформацію до документа слід лише в тому разі, якщо характеристика складається на зовнішній запит і відомство конкретизує необхідність фіксації персональних відомостей співробітника.

У ChatGPT на це є своя думка

Так, якщо запитати нейромережу про те, які якості співробітника важливо відбити у характеристиці, він перерахує такі:

• Професійні навички.
• Організаційні навички.
• Комунікаційні вміння та командна робота.
• Компетентність у технологіях.
• Вміння вчитися.
• Продуктивність.
• Самомотивація.
• Творчий підхід.
• Стресостійкість.
• Етика праці відповідальне ставлення до роботи.

Як правильно оформити характеристику з місця роботи: правила та зразки

Якщо документ складають на запит зовнішніх структур, друкувати його потрібно на офіційному бланку організації. Кожен окремий пункт у документі слід виділити до окремого абзацу. Це зробить документ зручнішим для читання. Також рекомендується помістити всю інформацію на одному аркуші.

Приклад позитивної характеристики людини для внутрішнього використання в організації:

Як шаблон і зразок характеристики можна використовувати такий бланк:

Читайте також на нашому сайті: Що таке портфоліо та як його скласти

Висновок

Характеристика з місця роботи – важливий офіційний документ, який підшивають у особисту справу працівника або зберігають у форматі doc в електронній папці з документами співробітника. Ми сподіваємося, що наведені зразки готових характеристик допоможуть вам у складанні документів для ваших співробітників або ж дадуть змогу отримати позитивні відгуки від роботодавців.